Зачем вести журнал входящей и исходящей документации

Зачем вести журнал входящей и исходящей документации

Все компании отправляют и получают большое количество корреспонденции. Поэтому важным элементом делопроизводства является учёт входящих и исходящих бумаг в специальном журнале.

В Советском союзе он был в каждой организации и назывался «Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции». Вела его, как правило, тётенька в очках с очень серьёзным лицом. Она скрупулёзно отмечала там все документы и хранила его в специальном сейфе. Кстати журнал регистрации документов есть на сайте documentor.info.

Всё это потому что этот журнал обладает очень важными преимуществами:

служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
помогает в судебных разбирательствах.

Подстмотрено здесь.

В современных реалиях заполнение подобного журнала происходит в электронном виде и называется «Системой электронного документооборота» (СЭД). На просторах интернета можно найти большое количество программ, которые помогают вести документооборот. Но нам они не нужны, так как у нас есть Мегаплан и настроить СЭД можно прямо в нём. В итоге вы получите быстрый поиск и сортировку документов, сканированные копии, а также сможете оставлять гиперссылки на интернет-ресурсы.

На крупных предприятиях СЭД ведёт специальный отдел, а в фирмах с небольшим штатом этим занимается секретарь или офис-менеджер. Доступ к информации в Мегаплане можно настроить очень гибко и будет ограничен определённым кругом лиц.