Провести конференцию в отеле

Если вам нужно провести конференцию в отеле, то лучше это делать проверенными способами. Если у вас есть знакомые, которые уже проводили конференции и опытны в этом, то посоветуйтесь с ними, а если нет, то воспользуйтесь простыми советами.

Для начала, определитесь, для чего вы проводите эту конференцию: вам нужны новые партнёры, вы хотите презентовать новинку своей компании или заключить сделку? Выберите тему встречи и не меняйте её резко: так люди плохо воспримут полученную информацию. Если будут иностранные гости, позаботьтесь о переводчиках.
Также стоит подумать о прохладительных напитках или закусках. Не наваливайте на гостей всю информацию разом- делайте перерывы между частями лекции. Люди лучше воспринимают медиа-информацию (видео, аудио), поэтому предусмотрите проектор и экран в зале.

Начать организацию конференции лучше за месяц. Разошлите участникам сообщения, а более важным лучше позвонить. Обеспечьте удобное расположение отеля и прилегающей территории. Нужно, чтобы рядом была парковка, как можно ближе к общественному транспорту и аэропорту. Чем проще конференция для её участников- тем больше успеха.
Обязательно должна быть репетиция с персоналом отеля и с вашими помощниками и лекторами. Обговорите все детали, доведите всё до идеального состояния.
Подумайте- вдруг у ваших гостей назначены другие встречи, конференции. Если гость для вас действительно важен, то время вашей конференции должно быть гибким.

Если вы желаете, чтобы новости о вашей конференции попала в СМИ, то подумайте о её публикации в тематических журналах и газетах, онлайн порталах. На протяжении всей конференции должна вестись профессиональная фото- и видеосъёмка.
Определите бюджет, который вы уделяете на эту встречу. В него должны войти затраты на питание, доставку гостей, оплата самого конференц-зала, гонорары наемных лекторов, затраты на раздаточные материалы, например, бумага, ручки и другая канцелярия, сувенирные товары.
Всегда держите под рукой подробный план мероприятия. В нём должно быть расписано всё- от очереди выступления лекторов до времени перерыва на кофе.

Организуйте из ваших коллег специальную группу по проведению конференции. Они помогут вам, если что-то пойдёт, не так, могут предложить вам новые идеи. Если вам это не нужно, всё таки выберите себе несколько помощников. Знание того, что у вас есть люди, которые вас прикроют, поможет вам приобрести больше уверенности.